Timpris vs fastpris som konsult – vad funkar bäst?

Ska du välja timpris eller fastpris? Efter 26 månader med Fiive kan jag säga: det beror på projektstorleken. Små, väldefinierade projekt (under 80 timmar) fungerar bra med fastpris. Stora eller oklara projekt kräver timpris. För mellanstora projekt använder vi ofta fastpris med timtak.

Den ärliga sanningen: Båda modellerna har fördelar och nackdelar. Rätt val beror på projektets komplexitet, hur väl ni kan definiera scope, och vad som bygger mest förtroende hos kunden.

När vi startade Fiive 2023 körde vi nästan bara timpris. Vi var osäkra på vår förmåga att estimera, och ville inte riskera att underskatta projekt. Idag blandar vi modellerna – och har lärt oss (på det hårda sättet) när varje modell fungerar.

Timpris – när och varför det fungerar

Timpris betyder att du fakturerar per arbetad timme. Om projektet tar 100 timmar à 900 kr/timme blir slutnotan 90 000 kr.

Fördelarna med timpris:

Du får betalt för tiden du lägger ner, oavsett om projektet blir mer komplext än förväntat. Det ger förutsägbar inkomst och lägre risk – du behöver inte gissa rätt på estimering från start.

När kunden inser att de vill ha något annat (vilket händer ofta) kan ni justera utan att omförhandla hela kontraktet. Den flexibiliteten är guld värd i projekt där kraven utvecklas över tid.

För långsiktiga relationer bygger timpris också förtroende – kunden ser att du inte drar ut på tiden i onödan, och du slipper känna dig stressad över att "jobba gratis" när scope ändras.

Nackdelarna med timpris:

Det svåra med timpris är osäkerheten för kunden. De vet inte exakt vad det kommer kosta, vilket gör budgetering svår – särskilt problematiskt när du pratar med CFO eller ekonomiansvarig.

Även om du aldrig skulle göra det finns också en teoretisk risk att konsulten drar ut på tiden. Det kan skapa misstro, särskilt tidigt i en relation.

Många organisationer har dessutom en budget för projekt och kan inte godkänna något med öppen kostnad. Då blir timpris omöjligt att sälja, oavsett hur väl det passar projektet.

Bäst för:

• Stora projekt (över 200 timmar)
• Projekt med många okända faktorer
• Underhållsuppdrag och kontinuerlig utveckling
• Långsiktiga samarbeten där förtroende redan finns
• När kunden själv inte vet exakt vad de vill ha

Timpris är standardmodellen för de flesta konsultuppdrag vi gör via konsultmäklare. Det fungerar bra när projektet är större och kunden förstår att kraven kan ändras under resans gång.

Fastpris – när det är rätt val

Fastpris betyder att du sätter en fast summa för ett avgränsat projekt. Oavsett om det tar 80 eller 120 timmar att färdigställa får du det du avtalat om.

Fördelarna med fastpris:

Kunden vet exakt vad det kostar – ingen överraskning på slutnotan. Den tryggheten gör det mycket enklare att sälja, särskilt till beslutsfattare i större företag med strikta budgetprocesser.

Om du är effektiv tjänar du dessutom mer. Estimerade du 100 timmar men klarar det på 80? Då belönas din erfarenhet och effektivitet med högre marginal.

Fastpris tvingar er också att definiera scope tydligt från start. Det låter som byråkrati, men leder ofta till bättre projekt – färre missförstånd, tydligare förväntningar.

Nackdelarna med fastpris:

Risken är att du underskattar komplexiteten. Om projektet visar sig vara svårare än du trodde jobbar du gratis för skillnaden. Vi har gjort det misstaget – mer om det strax.

Scope creep blir också mycket mer kostsamt. När kunden vill ha "bara en liten grej till" och du redan satt ett fastpris är det svårt att säga nej utan att verka oprofessionell. Plötsligt jobbar du övertid utan extra betalning.

Fastpris kräver också tydlig specifikation från start. Om kraven inte är kristallklara hamnar ni i konflikter om vad som ingår. Det är särskilt svårt för oerfarna konsulter – du behöver kunna estimera väl, vilket kräver erfarenhet av liknande projekt.

Bäst för:

• Små, väldefinierade projekt (under 80 timmar)
• AI-proof of concepts med tydlig scope
• MVP eller prototyper där kraven är fasta
• Projekt du gjort många gånger förut
• Mindre features eller moduler

Ett exempel från Fiive: Vi kör ofta fastpris på en AI-PoC, vanligtvis omkring 80 000 kr. Kravet är en väldigt tydlig spec: såsom bygga en chatbot med specifik funktionalitet eller liknande.

Hybridmodellen: Fastpris med timtak

En modell vi ofta använder, särskilt för förvaltningsuppdrag och kontinuerligt stöd, är fastpris med timtak. Det kombinerar fördelarna från båda modellerna.

Så fungerar det:

"Du köper X timmar per månad för Y kr. Om behovet överstiger X timmar fakturerar vi ytterligare timmar à 900 kr/timme."

Exempel från våra förvaltningsuppdrag:

• 80 timmar/månad för 60 000 kr
• Kunden vet att de har tillgång till minst 80 timmar
• Om de bara använder 75 timmar får de ändå 80 timmar nästa månad (ingen rollover)

Varför det fungerar:

Kunden får trygghet genom en fast månadskostnad de kan budgetera för – perfekt för förvaltning och underhåll. Samtidigt har de flexibilitet att använda timmarna för olika uppgifter: bugfixes, features, support.

Du får skydd mot att jobba gratis (om arbetet tar mer tid får du betalt) och ett förutsägbart kassaflöde från förvaltningskunder.

Den här modellen fungerar bäst för långsiktiga relationer där kunden har kontinuerligt behov av hjälp men inte vet exakt hur mycket varje månad.

Vanliga misstag med prissättning – och hur du undviker dem

Efter att ha pratat med andra konsulter och gjort egna misstag ser vi samma mönster gång på gång. Här är de vanligaste misstagen som nya konsulter gör – och hur du undviker dem.

Misstag 1: Underskatta scope på fastpris

Du tar ett fastpris-projekt som verkar väldefinierat. Halvvägs in börjar kunden ändra åsikt om lösningen. De vill prova något annat, sedan ångra sig igen. Plötsligt jobbar du gratis.

Varför det händer:

• Du vill ha uppdraget och sätter konkurrenskraftigt pris
• Du tror att "det här fixar jag snabbt" (det gör du sällan)
• Kunden verkar säker på vad de vill ha (men är det inte)
• Det känns pinsamt att lägga ett "för högt" pris

Konsekvens: Projektet går från lönsamt till nollresultat eller värre. Du jobbar övertid utan extra betalning. Din effektiva timlön sjunker under vad du skulle fått på timpris.

Hur du undviker det:

Lägg på buffert. Om du tror projektet tar 80 timmar, räkna med 100. Om du känner dig osäker, använd timpris istället.

Skriv alltid in en tydlig ändringsprocess i avtalet: "Ändringar utanför ursprunglig scope hanteras separat och debiteras per timme eller som nytt fastpris beroende på omfattning."

Varningssignaler: Om kunden säger "vi vet inte riktigt vad vi vill ha ännu" eller "vi får se hur det blir" – kör timpris. Period.

Misstag 2: Dålig scope-definition från start

Både du och kunden vill komma igång snabbt. Ni skippar att skriva detaljerad spec för att "vi vet ungefär vad vi ska göra." Några veckor senare upptäcker ni att ni har helt olika bild av vad som ingår.

Exempel från verkligheten:

• Kunden tror att driftsättning till produktion ingår, du trodde bara utveckling
• Du tänkte "grundläggande adminpanel", kunden förväntar sig avancerad användarhantering
• Testning – vem gör det och hur mycket?
• Support efter leverans – ingår det eller inte?

Varför det händer:

• Det känns byråkratiskt att skriva ner allt
• Ni vill båda starta snabbt
• "Vi kan lösa detaljerna längs vägen" (spoiler alert: det blir konflikter)

Konsekvens: Konflikter, frustration på båda sidor, förseningar. I värsta fall tappar du kunden helt.

Hur du undviker det:

Lägg tid i förväg. En timme med att skriva tydlig spec sparar tio timmar av missförstånd senare. Det är inte byråkrati – det är professionalism.

Använd ett enkelt en-sidigt dokument för varje projekt:

• Vad ingår – Konkreta features, funktioner, leverabler
• Vad ingår INTE – Explicit lista på uteslutningar (driftsättning, support, utbildning, etc.)
• Kundens ansvar – Vad behöver de fixa? (Innehåll, tillgång till system, godkännanden)
• Definition av "klart" – När är projektet faktiskt levererat?
• Process för ändringsförslag – Hur hanterar ni nya önskemål som dyker upp?

Exempel på bra uteslutningar:

• "Projektet inkluderar INTE: migrering av befintlig data, support efter leverans, utbildning av slutanvändare"
• "Kunden ansvarar för: att tillhandahålla testdata, ge feedback inom 3 arbetsdagar, godkänna design innan utveckling startar"

Misstag 3: Inte våga säga nej till fel prissättningsmodell

Kunden vill ha fastpris på något du vet borde vara timpris (eller tvärtom). Du går med på det ändå för att du är rädd att förlora uppdraget.

Varför det händer:

• Du behöver intäkter och vill inte tappa kunden
• Du tror "den här gången blir det säkert bra"
• Du vill inte verka oprofessionell genom att säga nej
• FOMO – "tänk om det här var the one som gjorde min karriär"

Konsekvens: Ett dåligt avtal där ni inte är överens från start leder nästan alltid till konflikter. Du ångrar dig halva projektet. Kunden blir missnöjd. Ingen vinner.

Hur du undviker det:

Var okej med att släppa fel leads. Det kommer fler uppdrag. Hellre inget projekt än ett dåligt projekt till fel pris.

Förklara varför det inte fungerar: "För det här projektet rekommenderar jag starkt timpris eftersom scope inte är helt tydlig än. Det skyddar oss båda från missförstånd och ger er flexibilitet att ändra krav."

Erbjud alternativ: "Jag kan inte göra fastpris på hela projektet, men vi kan köra fastpris för fas 1 (discovery) och sedan omvärdera."

Långsiktigt bygger du starkare affärsrelationer genom att vara selektiv. Kunder som respekterar din prissättning blir ofta dina bästa kunder.

Misstag 4: Glömma att räkna in "osynligt" arbete

Du sätter fastpris baserat på ren utvecklingstid. Men du glömmer räkna in möten, dokumentation, kommunikation, bugfixar efter leverans, "små justeringar" som alltid dyker upp.

Varför det händer: Du tänker optimistiskt. "Utvecklingen tar 60 timmar" – men du räknar inte med att det tar 20 timmar extra för allt runtomkring.

Konsekvens: Ditt fastpris som såg bra ut på pappret blir plötsligt olönsamt när du räknar in all faktisk tid.

Hur du undviker det: Räkna ALLT arbete.

• Möten (kickoff, veckovisa avstämningar, demo)
• Kommunikation (e-post, Slack, frågor från kunden)
• Dokumentation (README, API-dokumentation, överlämningsdokument)
• Kodgranskning och testning
• Driftsättning och setup
• Buffert för buggfixar direkt efter leverans

Tumregel: Om du tror själva kodningen tar 60 timmar, lägg till minst 20-30% för allt annat. Fastpris bör vara minst 75-80 timmar i det fallet.

Så väljer du rätt prissättningsmodell

Här är vår beslutsprocess för att välja prissättningsmodell:

För små projekt (under 80 timmar)

Använd: Fastpris med tydlig scope

Exempel:

• AI-proof of concept med specifik funktionalitet
• Enklare prototyp eller MVP med fasta krav
• Mindre feature till befintligt system

Förutsättningar:

• Kristallklar spec där både du och kunden förstår exakt vad som ska göras
• Inga stora tekniska osäkerheter
• Du har gjort liknande projekt förut och kan estimera väl

Varningssignaler för fastpris:

• Kunden säger "vi vet inte riktigt vad vi vill ha ännu"
• Komplex integration med system du inte känner till
• Många intressenter med olika åsikter
• Projektet beror på tredje part (andra leverantörer, godkännanden)

För stora projekt (över 200 timmar)

Använd: Timpris eller fastpris per fas

Varför: För många okända faktorer. Scope kommer nästan garanterat att ändras under projektets gång.

Alternativ: Dela upp i faser med fastpris per fas. Efter varje fas omvärderar ni nästa steg. Ger struktur men fortfarande flexibilitet.

Exempel:

• Fas 1 (Fastpris 60K): Discovery och teknisk design
• Fas 2 (Fastpris 200K): MVP-utveckling
• Fas 3 (Timpris): Iterativ vidareutveckling baserat på användartester

För förvaltningsuppdrag och kontinuerligt stöd

Använd: Fastpris med timtak (månatlig modell)

Hur: "40 timmar per månad för 36 000 kr. Ytterligare timmar faktureras à 900 kr/timme."

Bäst för:

• Förvaltning och underhåll av befintliga system
• Kontinuerlig support och vidareutveckling
• Kunder som har återkommande behov men osäker volym

Fördel: Förutsägbar månadskostnad för kunden, stabilt kassaflöde för dig. Flexibelt för olika typer av arbete.

När prissättningsmodellen inte fungerar

Ibland stöter du på kunder som vill ha fastpris på något du vet borde vara timpris. Eller tvärtom.

Vår inställning: Om modellen inte fungerar för oss är vi okej med att släppa den leaden. Vi vet att det kommer fler uppdrag.

Det låter kanske tufft, men sanningen är: Ett dåligt avtal där ni inte är överens om prissättning från start leder nästan alltid till konflikter och missnöjdhet. Det är bättre att tacka nej i förväg än att hamna i en situation där varken du eller kunden är nöjd.

Exempel: Om en kund insisterar på fastpris för ett stort, komplext projekt med många okända faktorer – och du vet att risken är enorm – våga säga nej. Förklara varför timpris är bättre för just det projektet. Om de fortfarande inte går med på det är det inte rätt projekt för dig.

Långsiktigt bygger du starkare affärsrelationer genom att vara selektiv. De kunder som förstår och respekterar din prissättning blir ofta dina bästa kunder.

När du kan säga ja gratis

Ibland är det värt att göra små extras utanför scope:

• Om det tar mindre än 30 minuter och bygger goodwill
• Om det räddar projektet från att misslyckas (dålig PR att lämna en missnöjd kund)
• Om kunden är återkommande och långsiktig relation är viktigare än kortsiktig intäkt

Men sätt gränser. Om du alltid säger ja gratis lär kunden sig att du inte håller fast vid ditt pris.

Läs gärna mer om hur du får ditt första uppdrag som egenkonsult eller om hur det var att starta Fiive direkt efter universitetet.